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Optimiser son temps, ça s'apprend !

Optimiser son temps, ça s'apprend !

29/09/2014

Comme nous l’évoquions dans l’édito, la rentrée est source de stress ! Après vous avoir donné quelques conseils pour gérer cette angoisse de pré-rentrée, nous allons nous attarder ici sur une des pistes d’amélioration : la gestion du temps.


Et oui, parce que, c’est bien connu, un agenda bien organisé, et hop, il fait mieux vivre ! Une bonne organisation vous permet d’être plus efficace et donc, ne nous le cachons pas, de meilleure humeur ! 

Certains, il est vrai, ont un sens de l’organisation presque inné. Vous vous souvenez ? Déjà petits,  leur chambre était toujours bien rangée… Oui mais voilà, d’autres, au contraire, souffrent de ne savoir gérer leur emploi du temps et se retrouvent alors submergés par la profusion de tâches à effectuer. Et après, vous connaissez le cercle vicieux, plus le retard s’accumule, plus on se sent découragé, moins on en fait…

Mais alors, comment fait-on pour optimiser son temps ? Parce que non, si vous avez tendance à être débordé, ce n’est pas une fatalité. Gérer son temps, ça s’apprend !

Faites preuve de rigueur et d’organisation
Il vous faut tout d’abord organiser votre espace et votre temps de travail, c’est-à-dire ?
Pour organiser sa journée de travail, il vous faut naturellement savoir ce que vous avez à faire, mettez-vous au clair ! En effet, si vous ne vous fixez pas les tâches du jour, vous risquez de vous laisser déborder.  Il est également important de bien évaluer le temps des tâches, la loi de Pareto nous l’explique : l’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80%. Faites donc une checklist selon l’ordre de vos priorités. Oui mais quelles sont vos priorités ? Essayez d’évaluer vos tâches. Ce qui est urgent et important est à faire en premier lieu. Tout ce qui est urgent mais non important est la suite sur votre liste. Ce qui est important mais non urgent devra être planifié. D’autres choses imprévues viendront s’ajouter, essayez donc au possible de vous y tenir.

Enfin, rangez votre bureau : et oui, vous connaissez cette fameuse loi de Douglas ? Plus on a d’espace, plus on s’étale ! Les dossiers qui s’empilent, les notes urgentes qui envahissent l’ordinateur… Jeter, ordonner, classer. Pas de secret, un bon classement fait gagner du temps.

Fixez-vous des deadlines
Selon la loi de Parkinson : tout travail occupe entièrement le temps qui lui est affecté dans la mesure où il y a une limite. Le temps a tendance à s’étirer à l’infini. Donc, pour ne pas se rendre compte à la fin de la journée, que vous avez travaillé sur le même projet toute la journée, et que celui-ci n’a même pas vraiment avancé, une seule solution : se poser des limites. Et plus le projet est long, plus il vous faudra instaurer des jalons pour faire le point sur les tâches effectuées au fur et à mesure de l’avancée du projet.

Restez concentré
Pour commencer, il faut apprendre à distinguer ce qui vient vous parasiter. Lorsque vous êtes interrompu, votre concentration baisse et il est plus compliqué de vous remettre à la tâche que vous effectuiez. Ne lisez pas vos emails toutes les 5 minutes, programmez des plages horaires pour le faire. Evidemment, l’interruption vient également de votre entourage, de vos collègues qui viennent vous solliciter : apprenez à dire non ! 
Faites des pauses. Et oui, il ne sert à rien de s’acharner inutilement et de faire une journée non-stop ! Le cerveau vous permet d’être concentré et efficace pendant 90mn. Donc après 1h30, allez boire un café avec un collègue ou juste prendre l’air, en tout cas faites une pause. Point trop n’en faut vous vous en doutez, restez modéré. Préférez quelques petites pauses très courtes régulières (au moins pour vous dégourdir les jambes) qu’une longue pause.

Enfin, restez positif !
Vous connaissez la loi de Murphy autrement appelée la « loi de l’emmerdement maximum » ou de la « vexation universelle » ? « Anything that can go wrong, will go wrong » (en français : tout ce qui peut mal tourner va mal tourner). En bref, s’il y a une erreur à faire, quelqu’un la fera mais surtout, une erreur entraine un stress qui amène à faire d’autres erreurs… Donc, quand vous avez l’impression que tout va mal, que vous n’arrivez à rien faire, que ce n’est pas votre journée et que vous auriez mieux fait de rester au lit, n’oubliez pas que les expériences négatives marquent toujours davantage que les expériences positives et qu’elles ne sont pas plus nombreuses pour autant. Deux choses à faire alors : essayez d’anticiper les erreurs qui peuvent arriver et enfin arborez votre plus beau sourire et restez positif !

Améliorer la gestion de son temps, c’est possible ! Nous vous avons donné quelques techniques et astuces mais il ne faut pas exclure l’entrainement… Il faut essayer encore et encore ! 

Nous vous rappelons également que RH Performances est là pour vous accompagner dans l’optimisation de votre temps.