Comment animer une réunion à distance ?

Le confinement a commencé déjà depuis quelques jours. Si vous avez une équipe qui n’est pas habituée à vivre à distance, cette période peut les impacter émotionnellement. Ce qui est essentiel, c’est de maintenir le lien entre vous. Pour cela, nous remercions les nouvelles technologies qui permettent de garder le contact en équipe très facilement, encore faut-il avoir une bonne idée de l’usage que l’on souhaite en faire !

Comment animer une réunion à distance ?

Maintenir le lien quand on est à distance

L’un des principaux enjeux du travail à distance, c’est de combattre l’isolement. 

L’enjeu pour vous et votre équipe est donc de multiplier les interactions virtuelles pour reproduire celles du bureau :

  • les discussions informelles de type machine à café,
  • les échanges du style “tiens pendant que je te vois, justement fallait que je te dise…”,
  • les réunions de décision et/ou de partage d’idées.

À vous de réfléchir à ce qui vous semble le plus adapté pour reproduire cela. 

En tout cas, nous vous conseillons :

  • des réunions d’équipe en visio très brèves de 15 min tous les jours ou plusieurs fois par semaine, pour le moral des troupes et les infos essentielles.
  • Des interactions “one to one” régulières entre les personnes qui travaillent ensemble par téléphone ou visio (pour favoriser le “prendre soin” tout en parlant de vos sujets).
  • Des réunions d’équipe ou de travail compactes : dans l’idéal un sujet par réunion, sur des créneaux limités, quitte à diviser un point de plusieurs heures en différents temps dans la semaine. 
  • Enfin, chez RH Performances, on pratiquait déjà le groupe WhatsApp avant le confinement. Depuis que nous sommes tous à distance, celui-ci est d’autant plus important pour l’équipe. Nous y partageons des instants funs comme des bonnes nouvelles, et cela soude l’équipe avec beaucoup de bonne humeur ! #Fun&Serious !

Dans ce billet, retrouvez des conseils pour maintenir le lien via 5 astuces pour animer vos réunions d’équipe à distance.

Astuce n°1 : l’objectif de la réunion 

La période que nous vivons est assez bizarre : les collègues aux blagues douteuses nous manquent ! Quand on en arrive là :  c’est le drame 🙂 (Oui Simon je pense à toi ;-)). Du coup, on a envie de se voir pour tout et pour rien. N’oubliez pas que mettre en place une réunion dans le but de se voir, ne sert pas à grand chose : pour cela, réservez un temps à une inclusion informelle ou bien, testez l’apéro en visio !

Assurez-vous d’avoir un but en vous aidant des 3 objectifs principaux des réunions :

  • prendre une ou des décisions,
  • obtenir des idées,
  • engager les équipes

Nous vous conseillons de commencer la réunion par la fin, c’est à dire lancer la réunion avec l’annonce de l’objectif à atteindre. 

Astuce n°2 : le nombre de participants

Réunissez les personnes indispensables à la réunion, c’est-à-dire limiter au maximum le nombre de participants. Vous aurez du mal à décider à plus de 6 et à faire une réunion où chacun contribue à plus de 12.

Dans le cas d’une réunion globale, pour faire une information générale et par exemple apaiser les incertitudes, vous pouvez bien sûr convoquer du monde. Dans ce cas, nous vous invitons à réduire un maximum la bande passante en coupant les caméras par exemple et bien vous renseigner sur les capacités de votre outil.

Astuce n°3 : le timing et les rôles de chacun

Prévoyez un timing assez court, less is more. Si vous organisez une journée de formation à distance par exemple, faites des pauses régulières : 10 minutes toutes les 45 minutes.

Invitez, pendant ces pauses, les participants à se lever, à s’hydrater et à prendre l’air. Dès la reprise de la réunion, réalisez un exercice pour remettre en énergie les intervenants. Responsabilisez le ou les porteur de sujets et distribuez des rôles en amont de la réunion si possible :

  • un animateur, il distribue la parole, dynamise les échanges,
  • un time keeper, c’est le gardien du temps,
  • un “pousse-décision”, il provoque et synthétise les décisions, et on lui demander de prendre les notes et d’envoyer le compte-rendu,
  • un leader – éveilleur, il garantit la vision et donne le sens des décisions ou actions.

Prévoir un temps de parole pour chaque participant, quand le nombre le permet. Ainsi, chacun peut s’exprimer et prendre part à la réunion.

Astuce n°4 : l’animation de la réunion

les règles du jeu

Quelques règles de base qui s’appliquent particulièrement à distance et pas que :

  • avoir pris connaissance du sujet et des éléments partagés en amont par l’animateur, 
  • ouvrir les documents dont vous aurez besoin, 
  • s’isoler dans un endroit calme, 
  • être à l’heure, préparer vos questions en amont en privilégiant les questions courtes, 
  • utiliser un casque ou des écouteurs avec un micro pour plus de confort,
  • couper le micro quand vous ne parlez pas.

Rappelez, dès le lancement de la réunion, les règles du jeu afin de poser le cadre de l’échange.

L’inclusion 

Cette étape est essentielle pendant cette période de confinement !

En fonction du nombre de personnes, un temps d’inclusion permet de connecter les personnes entres elles et pourquoi pas au sujet : météo du moment, réponse à une question posée au groupe, une victoire à partager, … Vous pouvez aussi utiliser le photolangage, chacun partage une image qui symbolise son état d’esprit, ou demandez aux personnes de montrer un objet de leur environnement qui lui fait penser au sujet.

Une attitude positive 

Impulsez du soleil et de la vitamine dans votre discours pour que chacun se sente bien et rassuré. Rappelez l’objectif dès le lancement de la réunion pour que tout le monde soit au courant du sujet et impliqué tout au long des échanges.

Sollicitez de façon régulière et aléatoire les participants. Les tours de table réguliers où l’on se sait pas à l’avance qui sera sollicité permettent de maintenir l’attention du groupe. Veillez également à ce que chacun ait pu s’exprimer.  À la fin de l’échange, évaluer la réunion avec un outil de feed back : https://roti.express/

Dans vos prochains call avec chacun des membres de l’équipe, revenez sur la réunion pour la ré-évaluer de nouveau.

Astuce n°5 : l’organisation de la réunion 

La question à se poser en organisant la réunion : qu’est-ce que je peux faire pour que les participants viennent à la réunion, et qu’elle soit la mieux préparée ?

  • Peaufinez votre invitation : créneau bloqué à l’avance, choix des participants, ordre du jour et objectifs clairs, documents utiles à lire avant ou pendant, et bien sûr, des éléments précis sur le moyen de se connecter à la réunion. 
  • Constituez les groupes en amont, si vous êtes en formation ou sur un travail de groupe pendant la réunion.
  • Prenez soin du groupe : appelez les participants un à un, si le nombre vous le permet, afin de prendre les attentes (surtout si le sujet est “touchy”), et profitez-en pour travailler les objections par téléphone avec les éventuels collaborateurs les plus réfractaires au sujet. Le but est d’éviter les incompréhensions ou oppositions en direct qui peuvent déstabiliser l’échange à distance. 
  • Respectez votre horaire et gardez le cap : démarrer et finir à l’heure, c’est respecter les participants et se respecter soi-même.

Bien entendu, le choix de l’outil du live meeting est important. Il en existe de nombreux, gratuit ou payant en fonction du nombre de participants : zoom, whereby, hangout, skype pro, … Surveillez bien les capacités et les fonctionnalités dont vous allez avoir besoin (partage d’écran, nombre d’utilisateurs,…).

Bien entendu, ses règles d’animation de réunion s’appliquent également lorsque nous sommes au bureau, en réel !

Et n’oubliez pas : profitez aussi de la visio pour vous voir simplement.

Dans le cas du confinement, je vous propose de “hacker” ce proverbe : loin des yeux, près du coeur ! 

Keeping smile & see you

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