Comment se démarquer lors d’une soutenance appel d'offre ?

SOMMAIRE :

1. Qu’est-ce qu’une soutenance appel d’offre ?
2. Quelles sont les 6 étapes pour préparer sa soutenance appel d’offre ?
3. Comment être à l’aise à l’oral lors d’une soutenance appel d’offre ?
4. Les 3 erreurs à éviter absolument lors d’une soutenance appel d’offre

Qu’est-ce qu’une soutenance appel d’offre ?

La soutenance d’appel d’offre, c’est l’étape finale du processus de sélection des marchés publics et privés. Celle où l’acheteur départage les entreprises qui ont soumis une proposition satisfaisante. 

Vous n’êtes plus seuls dans la course et votre dossier technique, aussi brillant soit-il, ne suffit plus à faire la différence. Vous devez briller et mettre en avant vos talents de pitcheurs… Et pitcher, ça s’apprend ! D’ailleurs nos formations aux techniques commerciales vous transmettent cette compétence primordiale.

Pour comprendre l’enjeu, quelques chiffres s’imposent. 

En 2021, l’Observatoire économique de la commande publique recensait 186 000 marchés publics pour un montant global de 128 milliards d’euros. Une manne financière considérable qui explique pourquoi cette soutenance mérite toute votre attention.

Concrètement, c’est votre dernière chance de montrer que vous êtes la bonne équipe pour accompagner le projet. 

Le jury a déjà validé que vous répondiez techniquement au cahier des charges. Maintenant, il veut savoir : 

• Si votre solution est vraiment la meilleure.
• Si vous avez compris leurs enjeux profonds.
• Si vous êtes capables de concrétiser ce que vous promettez dans votre mémoire technique.

D’ailleurs, la principale crainte du commanditaire à ce stade ? 

La faisabilité réelle du projet. Votre présentation commerciale doit donc rassurer autant qu’elle doit impressionner.

Quelles sont les 6 étapes pour préparer sa soutenance appel d’offre ?

Étape 1 : Récupérer les éléments de contexte du marché

Avant même de penser à vos slides, préparez le cadre de votre intervention : 

• Qui composera le jury ? Un CEO n’attend pas la même chose qu’un DSI ou qu’un DAF. 
• Où se déroulera la soutenance ? 
• Combien de temps aurez-vous pour défendre votre offre ? 
• Quel est l’ordre de passage ?

Ces éléments de contexte vont orienter toute votre stratégie. Ne négligez pas cette phase de renseignement auprès de l’acheteur public ou privé.

Étape 2 : Définir l’objectif de votre soutenance

Soyons clairs : l’objectif d’une soutenance d’appel d’offres, c’est de convaincre le client. Pas de faire un exposé technique brillant mais froid. Convaincre !

Pour ça, il faut comprendre les attentes profondes de votre prospect. Au-delà de la description du cahier des charges (que tous vos concurrents respectent aussi) : 

• Qu’est-ce que le client cherche vraiment à atteindre ? 
• Quels sont ses enjeux stratégiques ? 
• Ses peurs ? 
• Ses ambitions ?

C’est sur cette compréhension fine que vous construirez quelque chose qui se démarque vraiment des autres réponses.

Étape 3 : Concevoir le plan stratégique de votre présentation

Maintenant que vous avez compris les enjeux, construisez le plan qui mettra en valeur votre proposition commerciale.

Oui, vous devez rappeler que votre réponse est conforme au cahier des charges du marché. Mais ce n’est qu’un prérequis. 

Ce que vous devez vraiment démontrer, c’est : 

• Que vous avez saisi l’esprit du projet.
• Que vous êtes allés plus loin que ce qui était demandé.
• Que la philosophie de votre réponse est la meilleure façon d’atteindre les objectifs.

Votre plan doit aussi faire rêver. Oui, rêver ! 

Donnez envie au jury de voir ce projet se réaliser avec vous. Montrez que vous êtes motivés et capables de le faire.

Étape 4 : Anticiper les objections du jury

Dans le cadre de votre préparation, préparez-vous aussi aux objections potentielles : 

• Quels sont les points faibles de votre offre ? 
• Qu’est-ce qui pourrait freiner ? 

Identifiez ces éléments et préparez des réponses solides et rassurantes.

Elles peuvent porter sur le budget, les délais, l’équipe mobilisée ou encore les références clients. Pour chaque objection prévisible, construisez une réponse claire qui transforme le doute en opportunité.

Étape 5 : Construire le discours et le support de présentation

Une fois le plan établi, sélectionnez les arguments clés qui le servent. 

Distinguez ce qui sera dit à l’oral de ce qui sera montré visuellement sur vos slides. Comme une adaptation de livre au cinéma, tout ne passe pas par le même canal.

Et parlons-en, de votre support PowerPoint. Devant l’enjeu d’une soutenance qui peut peser plusieurs millions d’euros, le design de vos slides doit être à la hauteur. 

Pas question de recycler votre masque d’entreprise générique avec trois puces par diapositive. L’effet waouh produit par un support visuellement impactant est un levier très puissant lors de ce type d’exercice commercial.

Si votre agence ou votre équipe interne n’a pas l’expertise design nécessaire, n’hésitez pas à faire appel à des experts pour concevoir des slides professionnels qui valorisent votre proposition.

Étape 6 : Répéter (et encore répéter)

On ne le dira jamais assez : une soutenance d’appel d’offres nécessite de l’entraînement. D’autant plus qu’elle implique généralement plusieurs personnes qui prennent la parole à tour de rôle.

Organisez des répétitions générales. Vérifiez que tout est fluide, que chacun connaît son rôle et ses transitions. C’est aussi le meilleur moyen de réduire le stress lié à l’enjeu, surtout pour les membres de l’équipe moins habitués à l’exercice oral.

D’ailleurs, si votre équipe manque de pratique sur cet exercice spécifique, nos formations commerciales incluent des formations dédiées à la prise de parole en public et à la gestion des objections, avec des mises en situation adaptées au contexte des appels d’offres.

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Comment être à l’aise à l’oral lors d’une soutenance appel d’offre ?

Prendre conscience de sa posture

Votre discours, aussi bien construit soit-il, ne représente qu’une partie de votre communication. 

Selon les travaux du psychologue Albert Mehrabian, dans une situation de présentation commerciale, votre message passe par trois registres complémentaires.

• Le registre verbal (les mots que vous utilisez) ne compte que pour 7% de l’impact de votre communication. 
• Le registre vocal (votre intonation, le débit de votre voix, les silences) représente 38%.
• Le registre visuel (votre posture, vos gestes, votre regard) pèse pour 55% !

Concrètement, qu’est-ce que ça signifie pour votre soutenance ?

Le registre visuel : Tenez-vous droit, adoptez une posture ouverte. Établissez un contact visuel avec chaque membre du jury (pas seulement le décideur principal). Souriez là où c’est approprié. Vos gestes doivent accompagner votre propos, pas le parasiter. Si vous avez le trac, canalisez cette énergie nerveuse par des gestes adaptés plutôt que de vous cramponner au pupitre.

Le registre vocal : Parlez suffisamment fort pour être entendu par tous. Modulez le ton de votre voix pour éviter la monotonie. Ralentissez sur les points importants. Et surtout, n’ayez pas peur du silence. Une pause stratégique avant de dire quelque chose d’essentiel est beaucoup plus impactante qu’un flot de paroles ininterrompu.

Le registre verbal : Privilégiez des phrases courtes, du type sujet-verbe-complément. Trois phrases courtes valent mieux qu’une seule trop longue qui perd votre auditoire. Évitez le jargon technique que le jury ne maîtrise pas forcément (surtout s’il y a des décideurs non-techniques). Et bannissez les paroles parasites (“euh“, “donc“, “un peu“, “voyons“…).

Les clés d’un pitch réussi face au jury

Au-delà de la posture, voici quelques conseils qui transformeront votre soutenance en présentation mémorable.

Commencez par le “pourquoi”

Avant de détailler ce que vous faites et comment vous le faites, expliquez pourquoi vous le faites : 

• Pourquoi avez-vous conçu votre solution de cette manière ? 
• En quoi cette approche sert-elle les enjeux du client ? 

Cette question du “pourquoi” libère votre présentation de l’obsession technique pour vous focaliser sur le sens et la valeur de votre proposition commerciale.

Utilisez la force des questions

Les questions focalisent l’attention du jury avec beaucoup plus de force qu’une simple affirmation. 

Une bonne question éveille l’intérêt de vos auditeurs. 

Votre présentation répond forcément à quelques questions fondamentales : posez-les clairement au début de votre intervention. “Comment garantir la réussite de ce projet dans les délais impartis ?” est beaucoup plus engageant que “Nous allons vous présenter notre planning“.

“Less is more” dans vos slides

Trop d’informations tue l’information. 

Si vous obligez le jury à digérer trop de faits et de données, il n’en retiendra qu’une partie et sera incapable de faire le tri entre l’essentiel et l’anecdotique.

Faites ce tri pour lui en amont. Ne gardez dans votre présentation que les éléments essentiels à la décision. Vous pouvez toujours garder des données en réserve dans votre mémoire technique si les membres du jury demandent un complément d’information lors des questions.

Une image vaut mille mots

Très souvent, un schéma ou un graphique sont beaucoup plus parlants qu’une longue explication verbale. À condition de bien choisir la représentation visuelle dans vos slides et de poser clairement le contexte. 

Plus l’image est simple, plus elle aura d’impact sur le jury.

Parlez aux émotions du client

Pour convaincre le jury, vous ne pouvez pas vous fier uniquement à l’argumentation logique. Surtout quand les décideurs ont des idées préconçues sur la meilleure façon de mener le projet.

Pour ébranler leurs convictions et les amener vers votre solution, il faut aussi parler à leurs émotions. 

Provoquez l’enthousiasme pour votre vision, la fierté d’un projet ambitieux, la confiance dans votre capacité à le réaliser. Choisissez l’émotion la plus appropriée à la situation et utilisez-la avec sincérité (n’en faites pas trop, ça se verrait immédiatement).

Faites preuve d’empathie

Vous ne faites pas cette présentation pour vous, mais pour le client. Parlez-leur de ce qui les intéresse vraiment. 

Écoutez aussi leurs questions pendant la phase d’échange. Quelle est leur motivation réelle ? Scrutez leurs réactions au cours de votre discours. Les expressions du corps et du visage vous donnent des indices précieux sur ce qui les touche ou les laisse indifférents.

Racontez une histoire

Les gens prêtent facilement attention à des discours qui ont une forme narrative. 

Donnez à votre présentation la structure d’un récit : 

• Commencez par un début “dramatique” (le défi à relever).
• Exploitez la tension entre l’état actuel et l’état désiré.
• Apportez une résolution.
• Terminez par un appel à l’action clair.

Soyez l’expert qu’on adore… pas celui qu’on déteste

Vos paroles et vos idées continuent à résonner dans la tête du jury même après votre départ. Gardez votre statut d’expert tout en restant abordable. 

Le client ne s’intéresse pas vraiment à votre expertise technique en tant que telle, mais à ce que cette expertise peut faire pour lui.

Sans être vulgaire, soyez un vulgarisateur au sens noble du terme. Rendez accessible ce qui est complexe. Montrez que vous maîtrisez votre sujet tout en le rendant désirable et compréhensible pour tous les membres du jury.

Les 5 erreurs à éviter absolument lors d’une soutenance appel d’offre

À travers nos formations commerciales, nous accompagnons régulièrement des équipes dans la préparation de leurs soutenances d’appels d’offres. Et nous constatons toujours les mêmes erreurs chez les candidats.

Erreur 1 : Rester dans la description technique du mémoire

La principale erreur, c’est de se contenter de dérouler la réponse au cahier des charges. 

Pas de vision, pas de rêve, pas de démonstration qu’on a vraiment compris les enjeux profonds du client. 

Résultat : une présentation ennuyeuse qui ne se démarque pas des autres réponses au marché.

Erreur 2 : Négliger la réassurance face aux objections

L’un des principaux soucis de l’acheteur concerne la faisabilité du projet et la facilité de mise en place. 

Si vous ne rassurez pas le jury sur ce point, si vous ne montrez pas que le processus est maîtrisé et que le changement sera bien accompagné, vous perdez une belle occasion de faire la différence.

Anticipez les objections potentielles et intégrez les réponses directement dans votre présentation. Le jury doit repartir serein, convaincu que vous êtes capables de tenir vos promesses.

Si vous souhaitez perfectionner cette compétence essentielle, notre formation à la vente inclut des techniques pour transformer les objections en opportunités commerciales.

Erreur 3 : Sous-estimer l’importance de la présentation commerciale

On a parfois tendance à croire que le plus dur a été fait avec le dossier de candidature. 

Mais la soutenance sert précisément à départager tous les candidats qui répondent déjà aux exigences techniques du marché. C’est là que tout se joue vraiment.

Erreur 4 : Négliger le design des slides

Des slides mal conçus, surchargés de texte ou peu professionnels peuvent ruiner une excellente proposition technique. Le support visuel fait partie intégrante de votre stratégie commerciale lors de la soutenance.

Erreur 5 : Oublier de valoriser vos références clients

Vos clients actuels sont vos meilleurs ambassadeurs. 

Intégrez des témoignages, des résultats concrets obtenus sur des projets similaires, des retours d’expérience. Ces éléments rassurent l’acheteur et démontrent votre capacité à livrer ce que vous promettez.

Pour conclure…

Réussir une soutenance d’appel d’offres, c’est un exercice exigeant qui nécessite autant de rigueur dans la préparation que d’aisance à l’oral. Les conseils que nous avons partagés dans cet article sont les fruits de formations dispensées auprès de nombreuses équipes dans ce cadre.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la préparation de vos soutenances, si votre équipe a besoin d’un accompagnement pour structurer sa présentation commerciale, travailler sa posture ou améliorer son impact oral, contactez-nous. 

Chez RH Performances, nous avons développé une expertise spécifique sur ces sujets.

Nous proposons des formations adaptées aux enjeux des appels d’offres et du coaching individuel ou collectif pour vos équipes.

Parce qu’au final, derrière la technique et les process, ce sont bien les hommes et les femmes qui font la différence. Et ça, c’est notre métier de vous aider à le révéler.

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