Comment mener un entretien de départ réussi ?

SOMMAIRE :

1. Qu’est ce qu’un entretien de départ ?
2. Comment garantir l’honnêteté d’un salarié lors d’un entretien de départ ?
3. 10 questions pour un entretien de départ réussi

Qu’est ce qu’un entretien de départ ?

L’entretien de départ est un échange structuré entre un salarié qui quitte l’entreprise et un représentant des ressources humaines (ou parfois un manager qui n’est pas son supérieur direct).

Son objectif ? 

Comprendre les véritables raisons qui ont poussé cette personne à chercher un nouvel emploi ailleurs.

L’entretien de départ n’est pas juste une formalité administrative à cocher sur votre liste avant de dire au revoir à un collaborateur. 

Et oui, c’est bien plus stratégique que ça !

C’est un espace sécurisé où l’employé sur le départ peut enfin dire ce qu’il pense vraiment de son expérience dans l’entreprise, sans filtre ni crainte de représailles. 

Pour l’entreprise, un entretien de départ structuré et bien mené représente une opportunité en or de recueillir des informations précieuses ! Il constitue même l’étape la plus importante d’un offboarding efficace.

Il est intéressant de comprendre qu’un entretien de départ n’est pas :

• Un interrogatoire pour faire culpabiliser le collaborateur qui s’en va.
• Une tentative désespérée de retenir un talent à la dernière minute.

Quels sont les avantages de l’entretien de départ ?

En France, seulement un tiers des employés quittant une organisation bénéficient d’un entretien de sortie selon une étude Qualtrics. Pourtant, un entretien de départ structuré et bien construit présente de nombreux avantages.

Pour la gestion des talents : les entretiens de départ vous permettent d’identifier les facteurs de départs récurrents et d’agir en conséquence pour fidéliser vos meilleurs éléments. 

Pour votre culture d’entreprise : c’est l’occasion de détecter les dysfonctionnements invisibles depuis votre poste. 

Vos salariés quittent-ils systématiquement leur manager plutôt que votre entreprise ? Existe-t-il des pratiques toxiques dans certaines équipes ? 

L’entretien de départ agit comme un révélateur de vos points d’amélioration.

Pour votre marque employeur : un collaborateur bien écouté lors de son départ restera un ambassadeur de votre structure, même après son passage chez vous. 

Dans un monde où 87 % des candidats affirment que les avis d’anciens employés ou de candidats ont une influence importante sur leur décision de postuler à une entreprise, cette dimension ne doit pas être négligée. (selon une étude de Glassdoor en 2020)

Qui doit mener l’entretien de départ ?

C’est THE question qui détermine souvent la qualité des retours obtenus. 

Idéalement, l’entretien devrait être conduit par une personne neutre qui n’a pas de lien hiérarchique direct avec le salarié concerné.

Le responsable RH est généralement le mieux placé pour recueillir ces précieuses données. Si votre entreprise n’est pas dotée d’un service ressources humaines, vous pouvez faire appel à un consultant externe pour garantir l’objectivité de l’échange.

En revanche, confier cette tâche au manager direct est presque toujours contre-productif. 

Pourquoi ? 

Parce que selon certaines études internationales,  jusqu’à 40 % des employés admettent ne pas être totalement transparents lors de ces entretiens, surtout lorsqu’il est mené par le manager direct plutôt que par un membre du service RH.

La majorité des salariés ne seront jamais totalement honnêtes face à la personne qui pourrait être la cause même de leur départ !

Quand organiser l’entretien de départ ?

Le timing est crucial. 

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, un entretien de départ efficace n’est pas celui qui se déroule le dernier jour, entre la remise des badges et le pot de départ traditionnel.

Programmez plutôt votre entretien environ une semaine avant le départ effectif du collaborateur. 

À ce stade, il aura déjà pris du recul mais restera suffisamment impliqué dans l’environnement de travail pour fournir des retours pertinents.

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Comment garantir l’honnêteté d’un salarié lors d’un entretien de départ ?

“Ne jamais dire du mal de son ancien employeur” reste une règle d’or dans le monde professionnel. 

Résultat ? 

La majorité des entretiens de départ se transforment en échanges diplomatiques où les vraies raisons restent soigneusement enfouies sous une couche de politesse.

Et pourtant, ce sont précisément ces vérités non-dites qui pourraient vous aider à retenir vos futurs talents. Alors, comment contourner ce délicat problème ? Examinons les principaux obstacles à des entretiens de départ authentiques et les moyens de les surmonter.

1. Briser le mur du silence : au-delà de la peur des représailles

Premier obstacle et non des moindres : la crainte des représailles. 

Un salarié qui part se préoccupe de sa réputation et de ses futures références professionnelles. Il hésitera à pointer du doigt ce qui ne va pas, de peur que cela ne lui porte préjudice.

La solution : Clarifiez dès le début de l’entretien que tous les retours recueillis resteront confidentiels et seront anonymisés avant d’être partagés avec la Direction ou l’équipe.

Expliquez concrètement comment ces retours seront utilisées et protégées. En éliminant cette appréhension, vous créez l’espace nécessaire pour une parole libre.

Notre conseil en plus : Proposez un formulaire d’évaluation anonyme en complément de l’entretien. Les employés sont plus enclins à partager des retours critiques lorsqu’ils ne sont pas directement identifiables.

2. Structurer pour mieux recueillir : l’art de la préparation

Deuxième soucis : l’improvisation. 

Le fameux “Alors, pourquoi tu nous quittes ?” lancé entre deux portes ne constitue pas un entretien de départ digne de ce nom. Sans préparation adéquate, vous obtiendrez des réponses superficielles et peu exploitables.

La solution : Élaborez un modèle d’entretien standardisé qui couvre tous les aspects de l’expérience du collaborateur : management, culture, environnement de travail, formation, évolution de carrière… 

Envoyez-le à l’avance au salarié pour qu’il puisse réfléchir à ses réponses. Cette étape est cruciale pour obtenir des retours réfléchis plutôt que des réactions émotionnelles sur le moment !

3. L’art de recevoir la critique : bannir l’attitude défensive

Lorsqu’un employé ose enfin exprimer une critique, rien de pire qu’une personne qui conduit l’entretien et se met immédiatement sur la défensive. 

“Non, ce n’est pas vrai”, “Tu exagères“, “Les autres ne se plaignent pas“… Ces réactions tuent instantanément toute chance d’obtenir des informations pertinentes.

La solution : Adoptez une posture d’écoute active, sans jugement. Remerciez explicitement pour chaque retour négatif, aussi difficile soit-il à entendre. Rappelez-vous que ces points de vue, même s’ils semblent injustes, représentent la réalité vécue par votre collaborateur qui part.

4. La question de la confidentialité : un enjeu de confiance

La crainte du “qui va savoir ce que j’ai dit ?” hante votre salarié sur le départ. 

Si l’employé soupçonne que ses commentaires seront rapportés textuellement à son manager ou à ses collègues, il se censurera inévitablement.

La solution : Ne faites jamais conduire l’entretien par le responsable direct de la personne. Idéalement, confiez cette mission à un membre des ressources humaines qui n’a pas de lien hiérarchique avec le salarié, ou même à un consultant externe dans les situations délicates.

5. Du feedback à l’action : éviter le syndrome du tiroir

À quoi bon recueillir des informations si elles finissent dans un tiroir ?

La solution : Mettez en place un processus de suivi régulier des données collectées. Identifiez les tendances, établissez des plans d’action et communiquez sur les changements mis en œuvre grâce aux retours des salariés partants. 

Cette démarche aura un double avantage : améliorer la gestion de votre entreprise et montrer aux employés actuels que leur voix compte réellement.

6. La communication fait la différence

Si vos salariés perçoivent l’entretien de sortie comme une simple formalité administrative sans impact réel, pourquoi s’investiraient-ils pour vous donner des retours sincères ?

La solution : Communiquez clairement sur la valeur que vous accordez à ces échanges. Partagez des exemples de changements ou d’améliorations qui ont été mis en place suite aux retours d’anciens collaborateurs. Cette transparence encourage les futurs partants à s’exprimer plus librement.

10 questions pour un entretien de départ réussi

L’art de l’entretien de départ réside dans les questions que vous posez. Trop vagues, elles n’apporteront rien de concret. Trop directes, elles risquent de braquer votre collaborateur sur le départ.

Voici 10 questions soigneusement formulées pour recueillir des retours précieux et exploitables de la part de vos salariés qui quittent l’entreprise. 

Ces questions vous aideront à comprendre les véritables raisons des départs et à identifier les axes d’amélioration pour votre entreprise.

1. “Qu’est-ce-qui vous a motivé à trouver un nouveau job ?”

Cette question permet d’identifier le déclencheur initial, souvent différent de la raison finale du départ. C’est ici que se cachent vos vrais points d’amélioration.

L’astuce RH Performances : Observez la différence entre ce que le salarié dit spontanément et ce qu’il déclare en approfondissant. 

Demandez-lui de se repositionner dans le temps : “À quel moment précis avez-vous commencé à regarder les offres d’emploi ?“.

Cette approche chronologique révèle souvent l’événement déclencheur que le collaborateur n’aurait pas mentionné autrement.

2. “Quels sont les facteurs qui vous ont poussé à accepter ce nouvel emploi ?”

Cette question révèle ce que votre concurrent a su proposer et que vous n’avez pas pu offrir. Un éclairage précieux sur votre positionnement marché employeur.

L’astuce RH Performances : Demandez à la personne de hiérarchiser les 3 principaux facteurs d’attraction de son nouvel employeur. 

Ce classement vous permettra d’identifier précisément vos zones de faiblesse sur le marché du travail et d’orienter vos efforts d’amélioration là où ils auront le plus d’impact.

3. “Qu’attendez-vous le plus de votre prochain employeur ?”

Les réponses identifient les aspirations profondes que votre entreprise n’a pas su satisfaire.

L’astuce RH Performances : Cette question est particulièrement révélatrice lorsqu’elle est posée après la question n°2. 

L’écart entre ce que le collaborateur a “accepté” et ce qu’il “attend” peut révéler des désirs non comblés qui pourraient devenir des facteurs de départ chez son nouvel employeur. 

Des données précieuses pour comprendre les tendances plus larges du marché de l’emploi dans votre secteur !

4. “Avez-vous eu l’impression d’être suffisamment équipé pour bien faire votre travail ?”

Cette question met en lumière les lacunes potentielles dans vos processus d’intégration, de formation ou d’accompagnement.

L’astuce RH Performances : Demandez des exemples concrets de situations où le salarié s’est senti limité dans sa performance par manque de ressources, de formation ou d’outils. 

Ces retours pratiques seront directement exploitables pour améliorer l’expérience des collaborateurs qui occuperont ce poste à l’avenir.

5. “Comment décririez-vous notre culture d’entreprise à un ami ?”

Cette formulation indirecte permet souvent d’obtenir une description plus authentique de votre culture réelle (et non celle affichée dans vos valeurs).

L’astuce RH Performances : Soyez attentif aux termes émotionnels utilisés. Un employé qui utilise des mots comme “stressante” ou “compétitive” plutôt que “stimulante” ou “dynamique” vous livre des indices précieux sur l’environnement de travail tel qu’il est réellement perçu. 

Cette perception, qu’elle soit juste ou non, façonne votre réputation sur le marché de l’emploi.

6. “Seriez-vous prêt à revenir travailler ici à l’avenir ?”

Cette question évalue le niveau d’attachement à l’entreprise et peut révéler des pistes d’amélioration très concrètes.

L’astuce RH Performances : Une réponse positive à cette question est un indicateur fort de la qualité de votre marque employeur, même en cas de départ. 

7. “Avez-vous reçu des feedbacks pour vous aider à vous améliorer dans vos missions ?”

Cette question évalue la qualité de vos pratiques managériales et la culture du feedback dans votre organisation.

L’astuce RH Performances : L’absence de feedback régulier est souvent citée comme l’une des principales raisons de désengagement. Un collaborateur qui n’a pas bénéficié de retours constructifs sur son travail n’a pas pu s’améliorer ni mesurer sa progression. 

Identifiez les managers qui excellent dans cette pratique et ceux qui auraient besoin de formation dans ce domaine.

8. “Avez-vous eu de la reconnaissance quant à vos réalisations ?”

Cette question vous permet d’évaluer la maturité de votre culture de la reconnaissance et d’identifier les éventuelles inégalités de traitement entre les différentes équipes ou départements.

L’astuce RH Performances : La reconnaissance ne se limite pas aux augmentations de salaire ou aux promotions. Un employé qui se sent valorisé pour ses contributions est plus engagé et plus loyal. 

9. “Comment avez-vous perçu les opportunités d’évolution au sein de notre structure ?”

Cette question vous aide à identifier si vos processus de gestion des talents et votre communication interne sur les opportunités sont efficaces.

10. “Quels sont les aspects de votre expérience chez nous que vous appréciez et souhaitez retrouver ailleurs ?”

Terminer sur une note positive permet d’identifier vos points forts en tant qu’employeur.

L’astuce RH Performances : Ces éléments positifs constituent la base de votre proposition de valeur employeur. Avec l’accord de votre collaborateur, vous pourriez même utiliser ces témoignages pour renforcer votre marque employeur auprès des candidats potentiels.

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