Budget Séminaire : quel coût prévoir ?

SOMMAIRE :

1. Des séminaires, il y a pour tous les budgets (et tous les goûts) !
2. Quels sont les différents postes de dépense d’un séminaire d’entreprise ?
3. J’internalise ou j’externalise ?

Des séminaires, il y en a pour tous les budgets (et tous les goûts) !

Le saviez-vous ? 

L’organisation d’un séminaire ne génèrera pas forcément un trou dans votre portefeuille !

QIl y en a pour tous les goûts et pour tous les budgets. Si vous le pouvez, tant mieux mais sachez que vous n’avez pas besoin d’aller à 300 km pour faire vibrer votre équipe ! En fouinant un peu, vous pouvez leur proposer de vivre une expérience hors les murs à proximité de votre entreprise.

En France, les activités sont assez diversifiées pour vous éviter de dépenser des milles et des cents. N’hésitez pas à inclure une formation intra entreprise ou encore un coaching d’équipe au programme : ces activités peuvent être prises en charge par des OPCO. Un Team Building ou un Co-Dev peuvent aussi être mis en place durant un séminaire !

Pour le budget, c’est à vous de définir les limites que vous ne pouvez financièrement pas atteindre. Cette limite s’évalue avec les directeurs financiers, les directeurs commerciaux de l’entreprise et toute l’équipe en charge des budgets. Demandez-leur de vous fixer un coût global et un coût par participant, cela vous aidera à mieux gérer les dépenses par la suite. 

Surtout, prévenez les à l’avance pour qu’un éventuel séminaire puisse être au programme cette année ou l’année prochaine !

N’oubliez pas aussi qu’un séminaire est un retour sur investissement et que ses effets se produisent sur le long terme ! Non, faire un séminaire n’est pas une perte d’argent. Son effet récréatif peut induire le contraire mais le coût qui y sera attribué vous permettra d’obtenir des résultats significatifs sur la motivation des participants, la cohésion d’équipe, la productivité et donc vos futurs chiffres !

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Quels sont les différents postes de dépense d’un séminaire d’entreprise ?

Pour vous aider à vous faire une idée de ce qui rentrera dans le coût d’un séminaire, voici les différents postes de dépenses à prévoir lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise : 

• Le nombre de participants : 

En fonction du nombre de participants, vous pourrez adapter votre budget. Un séminaire pour 20 personnes n’a pas le même prix qu’un séminaire pour 50 personnes. Veillez à bien définir l’effectif qui sera présent lors du séminaire pour ajuster le coût par tête !

• Le transport :

Le transport est un élément clé à prendre en compte. Si votre séminaire s’effectue à quelques kilomètres, pensez aux billets de train ! N’hésitez pas à demander aux membres de votre équipe si certains sont détenteurs de carte jeune ou autre pass réduction. N’oubliez pas aussi de prévoir des trajets en bus : du train au lieu d’hébergement, pour accéder aux activités…

• L’hébergement : 

Si votre séminaire se fait à l’extérieur de votre entreprise, tenez compte des frais d’hébergement. Des chambres doubles sont idéales pour limiter les coûts mais attention, respectez les envies de tous : certains souhaitent garder leur intimité et vous demanderont une chambre simple… Tenez en compte. N’oubliez pas de prévoir aussi la location des salles de réunion ou d’une salle de conférence dans votre budget ! On ne fait pas dormir en séminaire d’entreprise…

• La restauration : 

Souvent comprise dans le prix de l’hébergement, la restauration doit aussi être prise en compte dans votre budget. N’hésitez pas à prévoir un ou deux restaurants à l’extérieur du lieu du séminaire ! Vous pouvez aussi faire appel à un traiteur pour limiter les coûts des repas.

• Les activités :

Prévoyez dans votre budget l’animation des ateliers, des Team Building, des événements, des formations… Si vous faites appel à des conférenciers ou à des experts externes pour animer une activité, une soirée ou donner des présentations lors du séminaire, il peut y avoir des frais associés à leurs honoraires, à leurs déplacements et à leur hébergement.

• L’externalisation de l’organisation :

Vous externalisez l’organisation de votre séminaire via un prestataire externe ? Vous devez tenir compte des frais associés que cela engagera ! Si vous hésitez encore entre l’internalisation et l’externalisation, nous avons réponse à vos questions, lisez la suite !

J’internalise ou j’externalise ?

Ça y est, le projet séminaire est accepté et budgétisé ! Maintenant, il faut l’organiser… Et vous hésitez : vous ne savez pas si vous êtes capable de l’organiser en interne ou si vous devez faire appel à une agence de séminaire…

Ici, quand on hésite, on fait une liste des avantages et des inconvénients. C’est parti !

Quelles sont les avantages et les inconvénients d’internaliser l’organisation d’un séminaire ?

Les avantages d’internaliser l’organisation : 

• Vous réduisez les coûts : 

Internaliser, c’est économiser sur plusieurs dimensions. Premièrement, vous n’aurez pas à engager de frais supplémentaires pour des prestataires externes et pour un organisme d’organisation de séminaire. De plus, vous pouvez limiter les coûts en utilisant vos propres ressources et en organisant vos propres activités. 

• Vous renforcez l’esprit d’équipe : 

Organiser un séminaire en interne, ça ne se fait pas seul. Bien souvent, l’organisateur du séminaire monte sa team organisatrice en interne ! Une belle opportunité de rassembler tous les volontaires venant de métiers différents. Cela favorise les échanges, renforce les liens entre les membres de la team organisatrice et renforce l’esprit d’équipe.

• Vous encouragez le partage de connaissances en interne : 

L’internalisation d’un séminaire permet de mettre en valeur les connaissances et l’expertise présentes au sein de votre entreprise. Vous pouvez encourager vos propres employés à donner des présentations, à animer des ateliers et à partager leur expérience avec leurs collègues. Cela favorise le transfert de connaissances et permet aux collaborateurs d’apprendre les uns des autres.

Les inconvénients d’internaliser l’organisation :

• Vous engagez de votre temps : 

Sachez qu’en organisant un séminaire en interne, vous devrez consacrer une grande partie de votre temps à son organisation. Prévoyez donc des créneaux consacrés au projet dans votre agenda ! Veillez à ce que cette organisation ne soit pas un poids dans votre emploi du temps.

• Vous manquez d’expertise :

Si vous n’avez jamais organisé de séminaire, vous allez peut-être vite vous rendre compte des limites et des contraintes que cela implique : activités, supports techniques, lieux… En internalisant, vous pourriez manquer de nouvelles idées et de perspectives externes. De plus, il faudra mobiliser des collaborateurs en internes capables d’animer des ateliers : dans certains cas, personne n’est assez compétent pour s’en charger.

• Vous ne profitez pas pleinement du séminaire : 

L’équipe organisatrice ne peut pas profiter pleinement du séminaire car il sera de son ressort d’animer l’événement, de prévoir le transport, de gérer les imprévus et toute l’organisation autour… Elle est responsable en cas de dysfonctionnement et cela peut être une source de stress supplémentaire. 

• Vous ne diversifiez pas les points de vues : 

En internalisant un séminaire, vous risquez d’avoir une perspective limitée. Les employés de votre entreprise peuvent partager des expériences et des idées similaires, ce qui peut entraîner un manque de diversité des points de vue. Vous n’engagez pas de prestataires externes qui peuvent apporter un regard frais et avec du recul sur la situation des participants et leurs besoins.

Quelles sont les avantages et les inconvénients d’externaliser l’organisation d’un séminaire ?

Les avantages d’externaliser l’organisation : 

• Vous faites appel à des experts dans le domaine :

En externalisant l’organisation d’un séminaire à une entreprise spécialisée dans ce domaine, vous bénéficiez de leur expertise et de leur expérience. Ils ont l’habitude de gérer des événements similaires et sont familiarisés avec les meilleures pratiques. Ils peuvent vous fournir des conseils professionnels et vous aider à créer un séminaire efficace et réussi.

• Vous avez accès à un réseau étendu :

Les entreprises spécialisées dans l’organisation de séminaires disposent souvent d’un vaste réseau de conférenciers, d’experts et de prestataires de services. Ils connaissent aussi les lieux les plus adaptés à vos besoins ! En externalisant, vous avez accès à ce réseau étendu, ce qui vous permet de trouver des intervenants de qualité, des lieux adaptés et même des services de restauration. Cela facilite la recherche des meilleurs partenaires pour votre séminaire !

• Vous gagnez du temps et vous allégez votre charge :

Faire appel à un organisme de séminaire, c’est gagner un temps considérable sur l’organisation. C’est simple, ils s’occupent de TOUT ! Bien-sûr, une immersion est nécessaire pour que les organisateurs comprennent vos besoins. Une fois l’immersion passée, vous n’avez plus qu’à challenger les offres que l’agence vous proposera. Pépère !

• Vous ne gérez pas les imprévus :

Ah… Quel soulagement de ne pas avoir à gérer les imprévus… Sachez une chose, les imprévus n’ont pas de secret pour les organisateurs de séminaire et ça ne leur fait pas peur ! Ils sont bien rodés pour faire face aux situations d’urgence, aux retards, aux annulations ou à d’autres problèmes logistiques. Leur expertise leur permet de réagir rapidement et de trouver des solutions efficaces, minimisant ainsi l’impact sur le déroulement du séminaire.

On organise votre prochain séminaire ?

Les inconvénients d’externaliser l’organisation :

• Vous engagez des coûts supplémentaires : 

Se délester totalement de l’organisation d’un séminaire à un prix. Vous devrez payer les honoraires de l’organisme de séminaire ainsi que les frais associés, tels que les frais de déplacement, les frais d’hébergement et les coûts liés à la location de lieux ou de matériel. Ces coûts peuvent être plus élevés que lorsque vous l’organisez en interne.

• Vous perdez une partie du contrôle sur l’organisation : 

En externalisant, vous transférez une partie du contrôle sur l’organisation et l’exécution du séminaire à un organisme externe. Bien que cela puisse vous décharger de certaines responsabilités, cela signifie également que vous devez faire confiance à l’entreprise pour respecter vos objectifs, vos besoins et vos attentes. Il est essentiel de bien communiquer et de travailler en étroite collaboration avec l’organisateur pour s’assurer que vos exigences sont satisfaites. Vous aussi, réalisez votre prochain séminaire avec un organisme de confiance !

En conclusion…

Vous l’aurez compris, il existe des avantages et des inconvénients dans les deux situations. À vous de jauger : avez-vous envie de vous délester de l’organisation pour profiter pleinement du séminaire, même si cela a un prix ? Vous avez l’aura événementiel dans l’âme et vous souhaitez plutôt monter une team de collaborateurs pour organiser ce séminaire et renforcer l’esprit d’équipe, même si cela demandera du temps ?

Le choix vous revient totalement ! Et si vous choisissez de faire confiance à un organisme compétent, n’hésitez pas à nous faire part de vos besoins !