Comment gérer une équipe à distance ?

Le management à distance est passé de l’exception à la règle laissant entrevoir un changement de modèle, avec le développement accéléré du télétravail. Sommes-nous à l’aube d’une nouvelle ère ? Pour autant, bien manager à distance ne s’improvise pas ! Et si on révisait notre management sous un nouvel angle avec de nouveaux objectifs ? Quel rôle pour le manager dans la gestion de son équipe à distance ? Comment organiser les “bons” rituels avec son équipe à distance, avec quels outils ? Comment “prendre soin” de son équipe potentiellement fragilisée par ce contexte ? Découvrez, dans ce billet, des solutions concrètes pour continuer à performer !

 

Comment gérer une équipe à distance ?

Comment gérer une équipe à distance : management d’équipe, quels sont les bénéfices et les risques du télétravail ? 

L’effet télétravail s’impose de plus en plus comme le choix d’organisation de travail, pour de nombreuses entreprises. Le collaborateur, le manager et l’entreprise se retrouvent face à une nouvelle gestion du temps de travail. La question majeure : comment gérer une équipe à distance ? Jongler entre une qualité de vie au travail, un management des équipes au quotidien et à distance… et bien entendu tout ça dans une culture positive.

Le management d’équipe à distance présente des avantages et des limites pour tous les membres d’une équipe.

Les bénéfices possibles du télétravail

  • plus de flexibilité dans la gestion du temps de travail,
  • plus d’autonomie et de responsabilité,
  • pas de temps de transport,
  • moins de stress et de nuisances sonores liées à l’open space en entreprise,
  • meilleure productivité et efficacité dans le travail,
  • conciliation vie professionnelle et vie personnelle avec amélioration de la qualité de vie,
  • moins de fatigue physique.

Les risques possibles du télétravail

  • risque d’addiction plus élevé (tabac, médicament, hyperconnexion, …),
  • isolement causé par l’absence de lien social ou aux difficultés des technologies de l’information et de la communication,
  • manque de reconnaissance causé par le manque de feedback,
  • désengagement et démotivation,
  • difficile de maintenir une bonne cohésion d’équipe,
  • stress causé par le flou entre la vie professionnelle et la vie personnelle,
  • manque de repères sur l’organisation de travail,
  • manque de communication opérationnelle,

Le fait d’avoir conscience de ces avantages et limites offre, au manager, de nouveaux atouts pour piloter différemment son équipe.

Créer un climat de confiance avec les équipes à distance : quel rôle pour le manager ?

Le paradoxe pour le manager, c’est d’entretenir de la proximité tout en étant à distance. Bien évidemment, de nombreux managers “manageaient” bien avant la généralisation du télétravail. Les bonnes pratiques existent. Le manager de proximité a besoin d’adapter sa boîte à outils pour manager à distance. Le cœur de métier du manager ne change pas foncièrement.

Apprendre à lâcher prise en faisant confiance 

Pour certains managers, c’est l’étape la plus difficile. Vous devez apprendre à lâcher prise sur le fait de ne pas voir le collaborateur travailler à côté de vous. Le collaborateur a aussi besoin d’apprendre à travailler dans un climat de confiance. Certains collaborateurs ne savent pas comment gérer leur temps à distance. Le manager a un rôle nécessaire dans cet accompagnement pour gérer son temps et ses priorités.

Comment développer sa confiance ?

  • Avoir confiance en l’autre, c’est lui reconnaître des qualités. Faites l’inventaire des qualités de chacun de vos collaborateurs et partagez-les en collectif. Cet exercice peut être aussi fait dans un esprit de cohésion d’équipe en utilisant le jeu des cartes Totem.
  • Avoir une posture positive en se remémorant de bons souvenirs, de belles victoires, de beaux projets d’équipe. Dans ce cas, créez-vous des ancrages sensoriels qui vous aideront à visualiser ces bons souvenirs : où étiez-vous au moment de la victoire ? Qu’avez-vous vu en premier ? Qu’avez-vous senti ? … Cet exercice permet de libérer de la dopamine et de retrouver de la positivité.
  • Se projeter dans la réussite future ! Pour cela, détaillez les étapes clés qui vous permettront de réussir votre projet d’équipe. Anticipez des solutions aux éventuels problèmes rencontrés. Cet exercice permet de renforcer la confiance en soi et en l’équipe, si vous le faites en collectif.
  • Test and learn, en osant sortir de votre zone de confort. 2020 a été l’année du test and learn pour ceux qui ne l’avaient pas déjà fait avant :-). Acceptez de tester des nouveautés et de vous tromper, de rebondir et de recommencer. Une citation de Nelson Mandela qui deviendra votre nouveau mantra : “Soit je gagne, soit j’apprends.” Prenez le temps de valoriser ce que vous ont apporté les expériences infructueuses car le droit à l’erreur est un pilier essentiel si l’on veut progresser en confiance.

Définir des règles du jeu au sein du groupe de collaborateurs

L’organisation du temps de travail est différente selon les missions de chacun des collaborateurs, lorsque vous êtes en télétravail. Il est nécessaire de bien communiquer entre membres d’une même équipe et avec le manager. Pour cela, utilisez un agenda partagé avec les membres de votre équipe. Privilégiez un code couleur pour les temps pendant lesquels vous êtes disponibles à l’échange et vos temps de production. 

Définissez des règles du jeu spéciales « travail à distance » afin de travailler sereinement.

Ritualiser les moments de communication informelle

Exit la réunionite aiguë, ritualiser un call informel avec chacun de vos collaborateurs afin d’échanger sur d’autres sujets que la réunion d’équipe hebdomadaire, qui elle est obligatoire et formelle. Ce call est pleinement dédié à la prise de température du moment. Un sas de décompression entre le collaborateur et son manager pour échanger librement.

C’est un peu comme la fameuse pause café. 

La gestion des collaborateurs à distance : comment garder une cohésion d’équipe ?

Optez pour le team building à distance

Interdit de se réunir autour d’une bonne assiette ou dans une salle de sport en équipe. Il est toujours autorisé de rire et de passer un moment convivial à distance en équipe. Plusieurs options sont possibles : 

Oui les réunions à distance sont aussi fun qu’en présentiel

Je vous assure que tout dépend de comment la réunion est animée. Formez-vous à l’animation de réunion interactive.  Si on anime une réunion pendant laquelle tout le monde est assis derrière son écran, caméra coupée où il y a juste une redescente d’information d’une voix monotone. OK, c’est la crise ! 

Voici quelques astuces pour garder le lien pendant vos échanges collectifs :

  • tout le monde active sa caméra ! Pré-requis obligatoire pour garder le lien : se voir !
  • chacun des membres prend au moins une fois la parole, histoire de rester dans la dynamique du groupe,
  • animez debout et invitez aussi vos collaborateurs à se lever pour un exercice de remise en énergie avant de lancer le sujet,
  • utilisez des outils d’animation digitale comme Klaxoon, pour créer de la dynamique dans vos présentations.
  • préparez des questions à poser aux participants, favorisez l’interaction et les échanges de manière cadrée,
  • arrêtez de présenter en réunion, pitchez !

Globalement, le management à distance ne change pas le cœur de métier d’un manager. Le manager a besoin de s’équiper différemment et de faire évoluer ses moyens de communication avec ses équipes. Pour l’accompagner, il existe des formations pour manager le télétravail, apprendre à animer une réunion à distance ou créer de l’impact lors d’une prise de parole devant son équipe ! Découvrez le programme de nos formations pour animer vos équipes à distance.

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